(目的)

第1条　この規程は、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号、以下「番号法」という。)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号、以下「個人情報保護法」という。)及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)に基づき、社会福祉法人あきる野市社会福祉協議会(以下「本会」という。)が取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保することを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規程における用語の定義は、次の各号のとおりとする。なお、この規程における用語は、他に特段の定めのない限り番号法その他の関係法令の定めによるものとする。

(個人番号を取り扱う事務の範囲)

第3条　個人番号を取り扱う事務の範囲は、別表第1のとおりとする。

(取り扱う特定個人情報等の範囲)

第4条　前条の規定により本会が個人番号を取り扱う事務において使用及び管理する特定個人情報等は、次の各号のとおりとする。

(組織体制)

第5条　本会に特定個人情報の取扱いに関して管理責任者、事務取扱責任者及び事務取扱担当者を置く。

(事務取扱担当者の監督)

第6条　事務取扱責任者は、特定個人情報等がこの規程に基づき適正に取り扱われるように、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

(教育及び研修)

第7条　本会は、この規程に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱担当者にこの規程を遵守させるための教育訓練を企画及び運営する責任を負う。

(取扱い及び運用状況の記録)

第8条　事務取扱担当者は、次の各号に掲げる特定個人情報等の取扱状況を別表第2「特定個人情報等の取扱い及び運用状況チェックリスト」に基づき作成し、これを保存するものとする。

(情報漏えい事案等への対応)

第9条　事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、事務取扱責任者及び管理責任者に直ちに報告しなければならない。

(取扱状況の確認)

第10条　管理責任者は、特定個人情報等の取扱状況について、1年に1回以上の頻度で確認を行うものとする。

(特定個人情報等を取り扱う区域の管理)

第11条　本会は、管理区域を総務課総務係事務室及びOAルームとし、取扱区域を総務課総務係事務区域及びOAルームとする。なお、それぞれの区域に対し、次の各号に掲げる措置を講じる。

(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)

第12条　管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。

(電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止)

第13条　特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出しは、次に掲げる場合を除き禁止する。なお、「持出し」とは、特定個人情報等を管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいう。

(個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄)

第14条　事務取扱責任者は、事務取扱担当者又は外部委託先が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認するものとする。

(アクセス制御及びアクセス者の識別と認証)

第15条　本会において特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は、次に掲げるとおりとする。

(外部からの不正アクセス等の防止)

第16条　情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するため、次の各号に掲げる措置を講じるものとする。

(情報漏えい等の防止)

第17条　特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合は、通信経路における情報漏えい等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じるものとする。

(特定個人情報の適正な取得)

第18条　本会は、特定個人情報の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。

(特定個人情報の利用目的)

第19条　本会が、職員等又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第3条に規定する個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

(特定個人情報の取得時の利用目的の通知等)

第20条　本会が特定個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を情報主体に通知又は公表しなければならない。この場合において、通知の方法は、原則として書面(電子的方式、磁気的方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を含む。以下同じ。)によることとし、公表の方法は、事務室内での規程等の備付け、組織内LAN上での規程の閲覧、若しくはインターネット上のホームページ等での公表等適切な方法によるものとする。本会の職員等から特定個人情報を取得する場合には、利用目的を記載した書類の提示、社会福祉法人あきる野市社会福祉協議会職員就業規程(平成17年社会福祉法人あきる野市社会福祉協議会規程第11号。以下「職員就業規程」という。)、社会福祉法人あきる野市社会福祉協議会再雇用職員就業規程(平成17年社会福祉法人あきる野市社会福祉協議会規程第14号。以下「再雇用職員就業規程」という。)及び社会福祉法人あきる野市社会福祉協議会臨時職員、嘱託職員及び非常勤職員に関する規程(平成9年社会福祉法人あきる野市社会福祉協議会規程第6号。以下「臨時職員等就業規程」という。)への明記等の方法による。

(個人番号の提供の要求)

第21条　本会は、第3条に規定する事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。

(個人番号の提供を求める時期)

第22条　本会は、第3条に規定する事務を処理するために必要があるときに個人番号の提供を求めることができる。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第23条　特定個人情報の提供とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は提供ではなく利用に該当し、第27条に規定する個人番号の利用制限によるものとする。

(特定個人情報の収集制限)

第24条　本会は、第3条に規定する事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。

(本人確認)

第25条　本会は、番号法第16条に規定する各方法により、職員等の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に規定する各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。

(取得段階における安全管理措置)

第26条　特定個人情報の取得段階における安全管理措置は、第5条から第17条の規定によるものとする。

(個人番号の利用制限)

第27条　本会は、第19条に規定する利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第28条　本会が特定個人情報ファイルを作成するのは、第3条に規定する事務を実施するために必要な範囲に限り、これらの場合を除き特定個人情報ファイルを作成しないものとする。

(利用段階における安全管理措置)

第29条　特定個人情報の利用段階における安全管理措置は、第5条から第17条の規定によるものとする。

(特定個人情報の正確性の確保)

第30条　事務取扱担当者は、第19条に規定する利用目的の範囲において、特定個人情報を正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。

(特定個人情報の保管制限)

第31条　本会は、第3条に規定する事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管してはならない。

(保管段階における安全管理措置)

第32条　特定個人情報の保管段階における安全管理措置は、第5条から第17条の規定によるものとする。

(特定個人情報の提供制限)

第33条　本会は、番号法第19条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無にかかわらず、特定個人情報を第三者(法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。)に提供しないものとする。なお、本人の同意が得られた場合であっても、特定個人情報を第三者に提供しないものとする。

(提供段階における安全管理措置)

第34条　特定個人情報の提供段階における安全管理措置は、第5条から第17条の規定によるものとする。

(特定個人情報の廃棄及び削除)

第35条　本会は、第3条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り、特定個人情報等の収集又は保管を継続するものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号を速やかに廃棄又は削除するものとする。

(廃棄及び削除段階における安全管理措置)

第36条　特定個人情報の廃棄及び削除段階における安全管理措置は、第5条から第17条の規定によるものとする。

(委託先における安全管理措置)

第37条　本会は、個人番号関係事務の全部又は一部を委託する場合は、本会自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先においても適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行うものとする。

(再委託の取扱い)

第38条　委託先は、本会の許諾を得た場合に限り、委託を受けた個人番号関係事務の全部又は一部を再委託することができるものとする。再委託先が更に再委託する場合も同様とする。

(罰則及び損害賠償)

第39条　本会は、この規程に違反した職員等に対して、本会が別に定める職員就業規程及び再雇用職員就業規程が適用される者は懲戒処分の対象と、臨時職員等就業規程が適用される者は制裁処分の対象とするものとし、それ以外の者は契約又は法令に照らして処分を決定する。

(委任)

第40条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、社会福祉法人あきる野市社会福祉協議会会長が別に定める。