○社会福祉法人あきる野市社会福祉協議会電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程
令和6年1月18日
規程第8号
(目的)
第1条 この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第7条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、社会福祉法人あきる野市社会福祉協議会(以下「本会」という。)において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。
(適用範囲)
第2条 この規程は、本会の全ての職員に対して適用する。
(電子取引の範囲)
第3条 本会における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
(1) 電子メールを利用した請求書等の授受
(2) クラウドサービスを利用した請求書等の授受
(3) ウェブサイトからのダウンロードによる請求書等の授受
(4) その他、電子取引データと判別されるもの
(取引データの保存)
第4条 取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、次条に定めるデータについては、ファイルサーバ内に10年間保存するものとする。
(対象となるデータ)
第5条 保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
(1) 見積に関する情報
(2) 注文に関する情報
(3) 納品に関する情報
(4) 支払に関する情報
(5) その他、管理責任者が必要と判断したもの
(運用体制)
第6条 保存する取引データの管理責任者、処理責任者及び処理担当者は以下のとおりとする。
(1) 管理責任者 事務局長
(2) 処理責任者 総務課長
(3) 処理担当者 総務係長
(訂正削除の原則禁止)
第7条 保存する取引データの内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。
(訂正削除を行う場合)
第8条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引データを訂正又は削除する場合は、処理責任者は取引データ訂正・削除申請書に以下の内容を記載のうえ、管理責任者へ提出しなければならない。
(1) 申請日
(2) 取引件名
(3) 取引先名
(4) 訂正・削除日付
(5) 訂正・削除内容
(6) 訂正・削除理由
(7) 処理担当者名
2 管理責任者は、取引データ訂正・削除申請書の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
3 管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引データの訂正及び削除を指示する。
4 処理責任者は、取引データの訂正及び削除を行った場合は、当該取引データに訂正・削除履歴がある旨の情報を付するとともに取引データ訂正・削除完了報告書を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。
5 取引データ訂正・削除申請書及び取引データ訂正・削除完了報告書は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。
附則
(施行期日)
この規程は、令和6年1月18日から施行し、令和6年1月1日から適用する。
