○社会福祉法人あきる野市社会福祉協議会事務局庶務規程
平成8年4月1日
規程第6号
目次
第1章 通則(第1条―第8条)
第2章 文書の整理(第9条―第18条)
第3章 専決(第19条―第23条)
第4章 雑則(第24条)
附則
第1章 通則
(趣旨)
第1条 この規程は、社会福祉法人あきる野市社会福祉協議会事務局(以下「事務局」という。)の組織及び職員の執務について、能率的にその任務が遂行できるよう、基本的事項を定めるものとする。
(文書取扱いの要旨)
第2条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑適正に行われるように処理しなければならない。
(文書の収受及び発送)
第3条 文書の収受及び発送は、文書発収簿(様式第1号)により処理しなければならない。
(1) 文書の起案は、起案用紙により平易明確に立案する。
(2) 施行期日の予定されるものは決裁の余裕をもって起案し、必要な審議の機会を失わないよう努めなければならない。
(3) 文書は、原則として左横書きとする。
第5条 収受文書にはその収受番号を、その他の起案文書には発議番号を記入するものとする。
2 収受番号及び発議番号は、文書発収の番号とする。
(文書の発信)
第6条 文書の発信者名は、会長名を用いなければならない。ただし、別に定めのあるもののほか軽易な事件については、事務局長名を用いることができる。
2 文書を発送又は収受するに当たっては、その文書の発議番号又は収受番号の前へ次の文字を記入しなければならない。
(1) 秋川事務所 あ社協秋
(2) こすもす福祉作業所 あ社協こ
(3) 希望の家 あ社協希
(4) ひばり分室 あ社協ひ
(5) 五日市事務所 あ社協五
(6) 五日市はつらつセンター あ社協五は
(処理状況の明確化)
第7条 全ての文書は、文書発収簿によって事務局長において、常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。
(文書の処理方法)
第8条 文書の浄書及び照合並びに公印の押印は、事務局長において取り扱わなければならない。
2 決裁済の文書で浄書を要するものは、浄書し、決裁済文書と照合しなければならない。
3 照合を完了した文書には、公印を押し、郵送を要する文書には文書郵送簿(様式第3号)に、所要事項を記入し、直ちに発送しなければならない。ただし、軽易な文書については、「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。
第2章 文書の整理
(文書の整理及び保存)
第9条 文書は常に整理し、重要なものは非常災害時に際して、何時でも持出しのできるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしておかなければならない。
(完結文書の整理)
第10条 文書の保存年限は、次の5種とする。
(1) 永久保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
(永久保存文書)
第11条 永久保存文書は、次のとおりとする。
(1) 法人設立認可及び変更に関する書類及び登記簿謄本
(2) 定款及び諸規程、規則等の原本
(3) 公印台帳及び印影簿
(4) 理事会議事録及び評議員会議事録
(5) 事業報告書、収支決算書、財産目録及び貸借対照表
(6) 役員名簿、評議員名簿及び会員名簿
(7) 職員の人事に関する書類
(8) 前各号に掲げるもののほか、永久保存を必要とする文書
(10年保存文書)
第12条 10年保存文書は、次のとおりとする。
(1) 収入支出に関する帳簿
(2) 決算報告の終わった収入又は支出の証拠書類
(3) 事業計画及び予算書
(4) 前3号に掲げるもののほか、10年保存を必要とする文書
(5年保存文書)
第13条 5年保存文書は、次のとおりとする。
(1) 各種統計表
(2) 文書発収簿
(3) 照会、回答その他往復文書
(4) 前3号に掲げるもののほか、5年保存を必要とする文書
(3年保存文書)
第14条 3年保存文書は、次のとおりとする。
(1) 出勤簿、出張命令簿、年次休暇整理簿、届出書等
(2) 文書郵送簿
(3) 照会、回答その他往復文書
(4) 前3号に掲げるもののほか、3年保存を必要とする文書
(1年保存文書)
第15条 1年保存文書は、次のとおりとする。
(1) 職員の勤務に関する願出書及び届出書
(2) 一時的処理に属する照会、回答その他往復文書
(3) 前2号に掲げるもののほか、1年保存を必要とする文書
(1) 編集は、会計年度により完結した日の属する年度の翌年度初日から起算し、保存する。
(2) 2以上の完結文書で、保存年限を異にし、その文書が相互に極めて密接な関係があるときは、その長期のものにより編集及び製本する。
(3) 表紙には、名称及び年度を記載すること。
(4) 索引を付け、頁数を付すること。
(5) 一簿冊に製本できないときは、保存年限又は事項別に適宜分冊すること。
(6) 年度を越えて処理した文書は、その事実が完結した年度の分に製本すること。
(供覧及び閲覧)
第17条 保存文書を供覧し、又は閲覧しようとするときは、事務局長の許可を受けなければならない。
2 供覧は、公共の用に供するものでなければならない。また、その期間は、5日以内とする。
(文書の廃棄)
第18条 保存文書が保存年限を経過したときは、事務局長は、常務理事の決裁を得て廃棄する。
2 保存年限が経過した文書で、なお必要があると認められるものは、更に年限を定めて保存することができる。
第3章 専決
(会長の決裁を要する事案)
第19条 社会福祉法人あきる野市社会福祉協議会会長(以下「会長」という。)の決裁を要する事案は、次のとおりとする。ただし、会長はその内容が重要であると認められる事案については、その後の理事会に報告しなければならない。
(1) 事業運営に関する基本方針の作成に関すること。
(2) 年度事業計画及び予算の編成に関すること。
(3) 事業報告書、財産目録、貸借対照表及び収支計算書に関すること。
(4) 理事会及び評議員会に関すること。
(5) 職員の任免又は委嘱、表彰若しくは懲戒に関すること。
(6) 定款、規程及び要綱に関すること。
(7) 特に重要な公告、通達、申請、回答、報告及び諮問に関すること。
(8) 異議の申立て及び訴訟に関すること。
(9) 予備費の充当に関すること。
(10) 1件500万円以上1,000万円未満の契約の締結に関すること。
(11) 1件10万円以上の予算の流用に関すること。
(12) 市の事業の受託に伴う契約の締結に関すること。
(常務理事の専決事案)
第20条 常務理事が専決できる事案は、次のとおりとする。
(1) 職員の給与等の支払に関すること。
(2) 文書の廃棄に関すること。
(3) 職員の給与の支出命令に関すること。
(4) 事務局長の出張及び休暇に関すること。
(5) 1件30万円以上の寄附金品の領収に関すること。
(6) 1件500万円以上の支出命令に関すること。
(7) 1件500万円以上の収入命令に関すること。
(8) 1件300万円以上500万円未満の契約の締結に関すること。
(9) 1件5万円以上10万円未満の予算の流用に関すること。
(10) 備品の廃棄又は売却に関すること。
2 常務理事は、事案を専決した場合において必要と認めるときは、適宜の方法によりその専決した事案を会長に報告しなければならない。
(事務局長の専決事案)
第21条 事務局長が専決できる事案は、次のとおりとする。
(1) 課長の出張及び休暇に関すること。
(2) 会費の領収に関すること。
(3) 特殊な検査、報告、照会及び回答に関すること。
(4) 1件10万円以上30万円未満の寄附金品の領収に関すること。
(5) 1件10万円以上500万円未満の支出命令に関すること。
(6) 1件10万円以上500万円未満の収入命令に関すること。
(7) 1件300万円未満の契約の締結に関すること。
(8) 1件5万円未満の予算の流用に関すること。
(9) 要綱に規定された交付金の交付決定に関すること。
(10) 文書の供覧、閲覧及び保管に関すること。
(11) 現金出納及びこれに付随する書類並びに帳簿の整理保管に関すること。
2 事務局長は、事案を専決した場合において必要と認めるときは、適宜の方法によりその専決した事案を常務理事に報告しなければならない。
(課長の専決事案)
第22条 課長が専決できる事案は、次のとおりとする。
(1) 課長が指揮監督する職員の出張、休暇及び超過勤務に関すること。
(2) 1件10万円未満の寄附金品の領収に関すること。
(3) 1件10万円未満の支出命令に関すること。
(4) 1件10万円未満の収入命令に関すること。
(5) サービス事業の利用の決定に関すること。
(6) 軽易な調査、報告、照会及び回答に関すること。
(7) 車両の使用申込みに関すること。
(8) 物品の払出しに関すること。
(9) 什器及び備品の管理に関すること。
(10) その他定例的又は軽易な事案に関すること。
2 課長は、事案を専決した場合において必要と認めるときは、適宜の方法によりその専決した事案を事務局長に報告しなければならない。
(係長の専決事案)
第23条 係長が専決できる事案は、介護保険の代行申請及び状況確認に関することとする。
第4章 雑則
(その他)
第24条 この規程の施行に関し必要な事項は、別に会長が定める。
附則
この規程は、平成8年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成8年4月9日から施行し、平成8年4月1日から適用する。
附則
この規程は、平成9年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成10年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成12年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成13年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成15年3月27日から施行する。
附則
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成25年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成28年1月21日から施行する。
様式 略